سایت خبری تحلیلی کسب و کار استارت آپ | کارآفرینی | دانش بنیان | اقتصاد
به گزارش کسب و کار نیوز، بسیاری از افراد بر این باورند که یک منشی یا مسئول دفتر شخصی است که تخصص خاصی ندارد. احتمالا از دیدگاه آنها شخصی با این جایگاه شغلی، فقط مسئول تایپ نامه و پاسخگویی به تلفن‌ها می‌باشد. در جواب به این باورهای غلط باید بگوییم که اولاَ شغل منشی‌گری و مسئول دفتری با هم متفاوت هستند. یعنی وظایفی که برای استخدام منشی مد نظر کارفرمایان می‌باشد با وظایف مسئول دفتر از جهت‌های مختلف، متفاوت می‌باشد. در ثانی یک منشی یا مسئول دفتر حرفه‌ای نقش مهمی را در پیشبرد اهداف یک سازمان ایفا خواهد نمود.
در تمام سازمان‌ها، مسئولیت‌های محول شده به مسئولان دفاتر به مراتب پیچیده‌تر از وظایف منشی‌ها است. اما آنچه که مهم است، هر دوی آنها به عنوان دروازه‌ی ورود اطلاعات به سازمان هستند. بنابراین برای انجام وظایف درست و بدون نقص، برخورداری از سه مهارت اصلی برای این اشخاص ضروری است. اولین مهارت لازم برای استخدام منشی یا مسئول دفتر، داشتن توانایی‌های فنی و تکنیکی است. مثل کارهای اداری، بایگانی، تایپ، فکس و… . دومین مهارت، مدیریت صحیح ارتباطات، تماس‌ها، جلسات، ملاقات‌ها و درخواست‌های مراجعین و مشتریان می‌باشد. سومین و مهمترین مهارت که مهمترین ویژگی این افراد می‌باشد، مهارت‌های صحیح رفتاری است.
خبر خوش این است که تمامی مهارت‌های ذکر شده اکتسابی می‌باشند. با تمرکز بر روی این قابلیت‌ها و تقویت آنها، منشی یا مسئول دفتر قادر خواهد بود به قول معروف فضا و جو محل کار را در مشت خود بگیرد. به همین دلیل است که می‌گویند استخدام منشی یا مسئول دفتر حرفه‌ای می‌تواند بیشترین تاثیر را در تحقق مقاصد سازمانی داشته باشد.
استخدام منشی و مسئول دفتر حرفه‌ای برگ برنده هر کسب و کاری است!
برای استخدام مسئول دفتر با تجربه و یا یک منشی خوب باید از وجود سه مشخصه‌ی اساسی در آنها مطمئن شوید. هنگام استخدام منشی و یا مسئول دفتر در شرکت‌های معتبر، داشتن ظاهر رسمی اولین نکته‌ای است که بسیار حائز اهمیت می‌باشد. اگر به یک سایت کاریابی سری بزنید و نگاهی به آگهیهای شغلی مرتبط با این حوزه داشته باشید، داشتن ظاهری آراسته و مناسب از جمله شروط لازم برای استخدام این افراد است. چرا که ظاهر اداری و مرتب این اشخاص در واقع معرفی کننده‌ی نماد سازمان و یا مجموعه می‌باشد.
اصل بعدی که برای استخدام منشی و یا مسئول دفتر مورد توجه کارشناسان منابع انسانی است، رعایت آداب معاشرت و تشریفات در محیط کار است. توانایی برقراری ارتباط با هر قشری از ویژگی‌های یک مسئول دفتر با تجربه و یا منشی کاربلد است. ارباب رجوع‌ها همیشه اتو کشیده و دکتر و مهندس نیستند! وجود این خصیصه‌ی مهم در این افراد برای استخدام باعث می‌شود تا مشتریان با هر پیش‌زمینه‌ی فرهنگی و اجتماعی، مجذوب کسب و کارتان شوند.
مقصود از توانایی فن بیان قوی برای استخدام منشی و یا مسئول دفتر به معنی خوش صدا بودن و یا حاضرجوابی نیست. منظور از فن بیان فوق‌العاده، سخن گفتن به نحوی است که دیگران به صحبت‌هایتان گوش دهند. معمولا در جلسات مصاحبه برای استخدام این اشخاص به حرکات زبان بدن آنها و نفوذ کلامشان دقت ویژه‌ای می‌شود. البته همانطور که پیش از این هم گفتیم تمام این مهارت‌ها و خصوصیات مثبت با تمرین و تکرار قابل دستیابی و تقویت خواهند بود. وجود چنین ویژگی‌های قدرتمندی در داوطلبان استخدامی حاکی از حرفه‌ای بودن آنهاست. بدیهی است که جذب نیروهایی تا این حد توانمند به نفع مجموعه‌ی شما خواهد بود. چرا که حضور نیروهایی با عملکرد ضعیف در این زمینه در آینده‌ای نزدیک شما را حتما زمین‌گیر خواهد کرد.
آیا فقط خانم‌ها می‌توانند منشی و مسئول دفتر حرفه‌ای باشند؟
اینکه انتشار آگهی استخدام منشی خانم در یک سایت کاریابی بسیار متداول‌تر و مرسوم‌تر است، نتیجه‌ی نگاه جامعه به خانم‌ها نیست. اگر بیشتر کارفرمایان برای استخدام مسئول دفتر نیازمند نیروی خانم هستند هم دلیل استفاده‌ی ابزاری از این اشخاص نیست! اینها باورهای غلطی هستند که در ذهن اکثر مردم ریشه دوانده است. باورهایی که بر اساس آنها اعتقاد به مردسالاری و یا زن‌سالاری خوره‌ی روح بسیاری از افراد شده است. پس واقعا چرا خانم‌ها برای مشاغلی همچون منشی‌گری و مسئول دفتری مناسب‌تر هستند؟
بر اساس اعلام محققان، مسائل فیزیولوژیکی موجب می‌شوند تا در هر کدام از جنسیت‌ها یکی از نیمکره‌های مغز فعال‌تر عمل کنند. معمولا فرمان‌های صادر شده از نیمکره‌ی راست مغز در خانم‌ها بیشتر به چشم می‌خورد. حال آنکه نیمکره‌ی چپ در مغز آقایان قدرتمندتر عمل می‌کند. ویژگی‌های محافظه کاری، برقراری ارتباط موثر و تمرکز برای یافتن راه‌حل در موقعیت‌های پیچیده، همگی بخشی از ویژگی‌های رفتاری و ذهنی هستند که نیمکره‌ی راست مغز برای افراد به همراه می آورد. حالا خودتان قضاوت کنید که چرا استخدام منشی و یا مسئول دفتر خانم در اغلب جوامع متعارف‌تر می‌باشد؟
