نقش ERP در بهبود عملکرد مدیریت زنجیره تامین

کسب و کار نیوز – بنابراین، شرکت ها برای حفظ قدرت رقابت خود در این محیط تجاری به دنبال راهکارهای جدیدی می گردند؛ روشی که بتوانند به وسیله آن از ظرفیت ها و منابع موجود بیشتر استفاده کنند و موجودی در گردش خود را کاهش دهند. اما حقیقت این است که هرشرکت مجموعه ای پیچیده از گردش فعالیت ها و فرآیندهای مختلف اطلاعاتی است. این موضوع، دستیابی به اهداف فوق را دشوار می سازد.

بنابراین، مدیریت و یکپارچگی درست فعالیت ها و اطلاعات تنها راه حلی است که می تواند شرکت را در رسیدن به اهداف رقابتی و بالا بردن کارایی زنجیره تامین یاری دهد. طبق مدل زنجیره ارزش آقای مایکل پورتر: فعالیتهای دخیل در سازمان‌های تولیدی را می توان به دو بخش فعالیت های اصلی و فعالیت‌های پشتیبانی تقسیم کرد. این فعالیت ها عبارتند از :

فعالیت های اصلی:

تدارکات ورودی، عملیات تولیدی، تدارکات خروجی، بازاریابی و فروش، خدمات پس از فروش

فعالیت های پشتیبانی:

زیرساخت‌های سازمان (حسابداری مالی مدیریت) ، مدیریت منابع انسانی، تحقیق و توسعه.

فعالیت های اصلی آن دسته از فعالیت هایی هستند که در اصطلاح ارزش افزا نامیده می شوند. فعالیت های پشتیبانی به آن دسته از فعالیت هایی گفته می شود که حول فعالیت های اصلی و برای آماده سازی شرایط اجرای آنها انجام می شوند.

بنابراین، مدیریت و یکپارچگی درست فعالیت ها و اطلاعات تنها راه حلی است که می تواند شرکت را در رسیدن به اهداف رقابتی و بالا بردن کارایی زنجیره تامین یاری دهد. زیرا یکپارچگی و مدیریت ضعیف با کیفیت پایین در نهایت سرعت فرایند پاسخگویی به مشتری را کاهش می دهد و به افزایش هزینه ها و در نتیجه به کاهش عملکرد زنجیره تامین می انجامد.

تعریف مدیریت ERP

ERP چیست؟ صاحب نظران تعاریف مختلفی برای ERP ارائه داده اند که هر کدام جنبه های خاصی از این سیستم را مورد توجه قرار می دهد. نرم افزارهایERP  را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه ای تعریف نمود که دارای اجزاء و یا ماژول هایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت خدمات، نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است.

مدیریت زنجیره تامین (SCM) و ابعاد مشارکتی آن

در دهه ۶۰ و ۷۰ میلادی، سازمان ها جهت افزایش توان رقابتی خود تلاش می کردند تا با استانداردسازی و بهبود فرایندهای داخلی خود محصولی با کیفیت بهتر و هزینه کمتر تولید کنند. در آن زمان تفکر غالب این بود که مهندسی و طراحی قوی و نیز عملیات تولید منسجم و هماهنگ، پیش نیاز دستیابی به خواسته های بازار و در نتیجه کسب سهم بازار بیشتری است. لذا سازمان‌ها تمام تلاش خود را بر افزایش کارایی معطوف می کردند.

در دهه ۸۰ میلادی با افزایش تنوع در الگوهای مورد انتظار مشتریان، سازمان ها به طور فزاینده ای به افزایش انعطاف پذیری در خطوط تولید و توسعه محصولات جدید برای ارضای نیازهای مشتریان علاقه مند شدند. در دهه ۹۰ میلادی، به همراه بهبود در فرایندهای تولید و به کارگیری الگوهای مهندسی مجدد، مدیران بسیاری از صنایع دریافتند که برای ادامه حضور در بازار تنها بهبود فرایندهای داخلی و انعطاف پذیری در توانایی های شرکت کافی نیست، بلکه تامین کنندگان قطعات و مواد نیز باید موادی با بهترین کیفیت و کمترین هزینه تولید کنند و توزیع کنندگان محصولات نیز باید ارتباط نزدیکی با سیاست های توسعه بازار تولید کننده داشته باشند. با چنین نگرشی، رویکردهای زنجیره تامین و مدیریت آن پا به عرصه وجود نهاد.

زنجیره تامین زنجیره ای است که همه فعالیت های مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف کننده را شامل می شود. در ارتباط با جریان کالا در جریان دیگر که یکی جریان اطلاعات و دیگری جریان منابع مالی و اعتبارات است نیز حضور دارد. این سه جریان بین اجزای شبکه قابل بررسی و نیاز به همکاری و هماهنگی جامع بین بخشهای مختلف دارد. این سه جریان، عبارتند از:

جریان مواد

این جریان فیزیکی نشان دهنده حرکت محصول از سوی تولید کننده به مشتریان و همچنین حرکت برگشتی محصول از مشتریان به تامین کنندگان در موارد خدمات، تعمیرات و … است.

جریان اطلاعاتی

اطلاعاتی است که حمل و نقل سفارشات، ردیابی سفارشات و … را نشان می دهد. جریان اطلاعات همیشه با جریان فیزیکی مواد هماهنگ است.

جریان مالی

این جریان شرایط اعتباری، اقساط، شرایط و منابع مالی محموله و دیگر ترتیبات مالکیت را نشان می دهد. جریان مورد نظر به بالاترین سطح همکاری بین اعضای زنجیره تامین نیاز دارد. تمام این شبکه ها به ترتیب توسط سه ستون اصلی پشتیبانی می شوند که عبارتند از:

1. فرایندهایی که تعیین کننده ی میزان توانایی مدیریت تدارکات توسعه محصول جدید و مدیریت دانش می باشند.
2. ساختار سازمانی که تعیین کننده ی ارتباط بین اعضای مختلف در سراسر زنجیره ی تامین می باشد. این ساختار در دو دسته ی ادغام عمودی یا ادغام افقی می تواند دسته بندی شود.
3. تکنولوژی هایی توسط شرکت ها برای کاهش عملیات مرتبط با فرایند و مدیریت سازمانی استفاده می شوند. مانند نرم افزار بهای تمام شده

فلسفه مدیریت ERP

همان طور که در زنجیره ارزش سازمان مشاهده می شود فعالیت های درون سازمان در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر هستند. این ارتباط سبب می شود برای برنامه ریزی هریک از این فعالیت ها در زنجیره ارزش، نیازمند اطلاعاتی از سایر حوزه های کار کردی باشیم. از این رو یکپارچگی سیستم های اطلاعاتی سبب تسهیل و تسریع برنامه ریزی منابع سازمانی می شود. کاهش فعالیت های اضافی و فعالیت های مازاد، برنامه ریزی جامع و دقیق و حصول تصمیم گیری های دقیق تر و.. از مزایای یکپارچگی است.

سیستم برنامه ریزی جامع منابع سازمان (ERP) بر محور پاسخگویی به این نیاز شکل گرفتند. به طور خلاصه برنامه ریزی منابع سازمان را می توان راهکاری یکپارچه برای برنامه ریزی و مدیریت تمامی منابع سازمان تعریف کرد. در حقیقت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در برگیرنده همان ماژول های MIS هستند که با رویکردی سیستمی و یکپارچه طراحی شده اند.

چرایی و ضرورت تحقیق

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان در واقع نقطه اوج و تکامل سیستم های اطلاعاتی در عصر حاضر هستند. قابلیت های این سیستم ها باعث شده که علاوه بر بخش های تجاری، سازمان های دولتی و غیرانتفاعی نیز جهت استفاده از آنها اقدام نموده و زمینه بهبود خدمات مشتریان را فراهم نمایند.

معماری و ساختار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان به گونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان را فراهم می آورد. رقابتی شدن محیط کسب و کار، ضرورت ایجاد یکپارچگی درون سازمانی و بین سازمانی در محیط زنجیره تامین و تحول گسترده در حوزه فناوری سیستم های اطلاعاتی عوامل اصلی شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بوده اند.

این سیستم ها با ایجاد یکپارچگی مدیریتی و عملیاتی درون سازمانی و بین سازمانی و تسهیل و تسریع فرآیندهای کسب و کار، کارایی و اثربخشی عملیاتی سازمان ها را افزایش داده و آنها را برای حضور در بازار رقابتی آماده می نماید.

تشریح ابعاد مختلف ERP

طی چند سال گذشته سیستم های ERP یکپارچه، شیوه ای جدید برای ارایه اطلاعات عملیاتی بنیان نهادند. مزایای این تغییرات، سازمان های بسیار را مورد تغییر و تحول قرارداده است. از جمله قابلیت های مالی سازمان ها را بهبود بخشیده است، فرایندهای زنجیره تامین را ساده و موثر کرده و فرایندهای مربوط به نیروی انسانی و هزینه های سربار را به حداقل رسانده است. معرفی مفهوم ERP به دهه ۱۹۶۰ برمی گردد. در آن زمان سیستم های تولیدی اکثرا کنترل موجودی را براساس مفهوم سنتی موجودی اجرا می کردند. در دهه ۱۹۷۰ سیستم های تولیدی MRP رشد پیدا کردند.

در واقع MRP در تبدیل زمان بندی تولید به برنامه ریزی تامین مواد اولیه و مورد نیازنقش اساسی را ایفا نمود .سپس در دهه ۱۹۸۰ مفهوم MRPII بوجود آمد. این مفهوم، مدیریت بهینه سازی فرایند تولید و مدیریت توزیع را در بر می گیرد، در ادامه این روند MRPII با دربر گرفتن حوزه هایی مثل امور مالی سازمان، مدیریت پرسنل، فرایند مهندسی و مدیریت پروژه گسترش پیدا کرد. توسعه سیستم های تولیدی منجر به تولد سیستم های ERP شد. که هماهنگی و یکپارچگی میان کارکردی فرایندهای تولیدی را پشتیبانی کرد. و در درک مفهوم سیستم های ERP  می توان گفت، سیستم برنامه ریزی سازمان، یک بسته نرم افزاری قابل تنظیم و از پیش استاندارد شده تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخش های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان با رویکرد مشتری گرایی و پاسخ به بازار است. البته باید اذعان نمود که بر روی تعریف ERP همانند بسیاری از مفاهیم دیگر از قبیل MIS و DSS و …. در بین متخصصان و اهل فن اتفاق نظر وجود ندارد و به همین دلیل است که این گونه مفاهیم را اصطلاحاً Content- Free می گویند.

از این رو به منظور نزدیک کردن دیدگاه ها لازم است از ابعاد مختلف به روشن سازی این مفهوم پرداخته شود. به طور کلی به مفهوم ERP از دو منظر می توان نگریست:

 ERPاز منظر فنی

• یک مجموعه نرم افزاری است که بدنبال یکپارچه سازی کلیه فعالیت های دپارتمان ها و بخش های یک سازمان در قالب یک سیستم واحد کامپیوتری می باشد.
• یک مجموعه نرم افزاری است که با حذف تناقضات عملیاتی واحدهای مختلف، سازمان ها را به سمت ساختارهای فرایندگرا هدایت می کند.

ERP از منظر مدیریتی

• ERP یک سیستم اطلاعاتی جامع طراحی شده به منظور یکپارچه سازی کلیه فرایندهای سازمان است.
• ERP عبارت است از یک فلسفه یا متدولوژی برنامه ریزی مبتنی بر یکپارچه سازی تمام عیار کلیه فرایندهای یک سازمان.  رایج و البته نادرست از مفهوم ERP این است که آن را مجموعه ای نرم افزاری تلقی می نمایند. این مطلب که نرم افزارهای ERP موجود در بازار نه یک ERP ، بلکه ابزارهایی در خدمت ERP هستند. هنوز به درستی درک نشده است. پروفسور داونپورت معتقد است در صورتی که منظور نرم افزار یا سیستم ERP باشد، بهتر است آن راسیستمها یا نرم افزارهای سازمانی (ES) بنامیم.

چهار مزیت کلیدی ERP در مدیریت زنجیره تامین

سیستم ERP می تواند ارزش بالایی را برای هر سازمانی که هدفش برنامه ریزی آسان و اجرای عملیات مربوطه به منظور دستیابی به سودآوری بلندمدت و حفظ تراز رقابتی قدرتمند است، پیشنهاد دهد. به همین دلیل است که شرکت ها به طور فزاینده ای علاقه مند به خرید و اجرای سیستم های مبتنی بر فناوری های اطلاعات نظیر ERP ها می باشند. به طور خلاصه مزایای ERP برای یک سازمان عبارتند از:

۱-    شبکه ی زنجیرهای تامین بهبود یافته

ERP اشرافی کامل بر سرتاسر شبکه ی زنجیره ای تامین فراهم می کند که در فرایندهای معمول امکان پذیر نیست.  با استقرار ERP سازمان می تواند وضعیت و فعالیت همه ی تامین کنندگان، ماشین آلات، تسهیلات ذخیره سازی و همه ی اعضای زنجیره ی تامین را که امکان ارتباط کل شبکه را تسهیل می کند، کنترل نماید. این امر به نوبه ی خود در ردیابی و مدیریت کلیه فرایندهای تعریف شده در بخش سفارشات، تولید، حمل و نقل کنندگان محصولات نهایی به مشتریان به طور موثر کمک می کند. در نتیجه وضعیت و شرایط عملکرد کلیه بخشها در هر لحظه قابل کنترل و در صورت بروز مشکل به سهولت قابل اصلاح خواهد بود.

۲-    تاخیرهای به حداقل رسیده

بسیاری از زنجیره های تامین که با سیستم های ERP پیکربندی نشده اند از ارتباطات ضعیف تجاری شکایت داشته و کسب و کار خود را از دست داده اند. برخی از این شکایت ها عموماً در رابطه با تاخیر در تحویل به موقع کالا از جانب فروشندگان، کندی یا خرابی خط تولید و ضعف تدارکات در کانال توزیع می باشند. تمامی این موارد بر عملکرد سازمان اثر منفی داشته و در نتیجه باعث تاثیرات منفی روی مشتریانی که کانون اصلی توجه زنجیره‌ی تامین هستند، می شوند. با پیاده سازی ERP کلیه فعالیت های سازمان هماهنگ شده و با سطح اطمینان بالاتری برای تحویل در زمان مقرر در طول زنجیره اجرا می شوند.

۳-    افزایش همکاری

ERP به سازمان ها کمک می کند تا بر کلیه تامین کنندگان و توزیع کنندگان کنترل داشته باشند. این موضوع موجب می گردد که در هر لحظه از وضعیت آنها مطلع باشند ERP باعث اتصال شرکای زنجیره تامین می گردد. از طریق ERP کلیه اعضا می توانند اطلاعات حیاتی نظیر میزان تقاضا، گزارش های پیش بینی، سطوح موجودی، وضعیت تولید، برنامه های حمل و نقل و سایر اطلاعات مورد نیاز را در زمان واقعی در طول شبکه به اشتراک بگذارند.

۴-    هزینه های کاهش یافته

ERP می تواند هزینه های اضافی را به روش های متعددی کاهش دهد. این موضوع می تواند موجب بهبود در مدل درست سر وقت (JIT)، تسهیل در مدیریت موجودی و یا مدل واکنش سریع گردیده و فشار وارده بر موجودی مواد خام در دسترس را حتی حذف نموده و بالطبع نیاز به ذخیره سازی کالای خام (در حال ساخت) برداشته شود. این امر امکان برنامه ریزی تقاضا را بسیار موثرتر می نماید، بنابراین سطوح تولید را می توان بر اساس نیازهای مشتری، بدون کمبود، تنظیم کرد .همچنین ارتباط بین فروشنده و توزیع کنندگان را ارتقاء میدهد که در نتیجه تصمیم گیرندگان می توانند فرصتهای برش قیمت نظیر حجم تخفیفات را مشخص نمایند.

موانع پیاده سازی سیستم های ERP

در طول مدت پیاده سازی سیستم های ERP سازمان با دو گروه از تغییرات مواجه خواهد بود و کارکنان مجبورند برای اعمال این تغییرات در سازمان، در مدتی کوتاه، هر دو گروه از تغییرات را فراگیرند. گروه اول تغییرات، مربوط به فناوری مورد استفاده در سازمان و گروه دوم ناشی از تغییرات پدید آمده در فرایندهای سازمان است. یکپارچه سازی زیر سیستم های مختلف سازمان با اصلاح فرایندهای جاری در سازمان یا حتی ساختار سازمانی همراه خواهد بود، به همین دلیل است که در بیشتر موارد، پیاده سازی سیستم ERP در سازمان، یک پروژه مهندسی مجدد فرایندها را نیز در پی خواهد داشت.

وجود هزینه های گزاف در سه بعد خرید نرم افزار، استفاده از مشاوران جهت پیاده سازی سیستم ERP و آموزش کارکنان و از سوی دیگر پیچیدگی بالای پروژه های ERP و نبود مدل ها و راهکارهای جامع جهت استقرار ERP، پیاده سازی این پروژه ها را با ریسک زیادی همراه کرده است. با این حال، روز به روز تعداد شرکت هایی که تمایل به پیاده سازی سیستم های ERP دارند، بیشتر و بیشتر می شود.

بدین ترتیب به طور اجمال می توان گفت اهم مشکلاتی که در هنگام پیاده سازی این سیستم رخ می دهد اغلب شامل موارد ذیل است:

1. هزینه استقرار، در بسیاری از موارد، بیش از پیشبینی اولیه است،
2. زمان و تلاش صرف شده جهت استقرار، در بسیاری از موارد بیش از پیش بینی اولیه است،
3. منابع تجاری و فناوری اطلاعات مورد نیاز، بیش از حد تصور بوده است،
4. نیاز به مهارت (بیرون از شرکت)، بالاتر از حد تصور بوده است.
5. تغییرات مورد نیاز در فرایندهای تجاری، بالاتر از حد تصور بوده است
6. به ویژه در میان زیر سیستم ها تمرین و آموزش هرگز کافی نبوده است.

نتیجه گیری

سیستم ERP قادر است توابع متمایل به سازماندهی را به فرآیندهای یکپارچه تبدیل نماید و در این مرحله بسیار مفید و سودمند می باشد. لذا اهمیت اصلی ERP این امر می باشد که یک سازمان را مجبور می نماید تا به جای سیستم جزیره ای به شیوه ی سیستمی کار نماید. در حقیقت برخی از مزایای مهم استفاده از ERP بخاطر ایجاد تغییراتی است که در میان قسمت های مختلف یک سازمان ایجاد می شود.

اجرای سیستم ERP برای هر شرکت سخت و زمان بر می باشد. به هر حال مدت زمانی که برای هر شرکت لازم است تا ERP در حد عرف معمول به مرحله اجرا درآید زمانی در حدود یک سال تا سه سال لازم است. لذا یک موضوع باقی می ماند که بایستی به روشنی مشخص و معین گردد و آن موضوع ارزش، سودآوری، چالش های مربوط به سیستم ERP می باشد. با این حال تحقیقات بر روی تاثیرات مربوط به اجرای ERP نشان می دهد در مجموع بازدهی سیستم ERP بسیار زیاد می باشد. در این گزارش کوشش وتلاشی جهت درک بیشتر رابطه بین ERP و SCM صورت گرفت و نتایج تحقیق نشان می دهد که یکپارچه سازی داده ها ابزاری سودمند برای مدیریت زنجیره تامین و پیش نیاز اجرای فرایند است و هماهنگی در زنجیره تامین را میسر می سازد.