سایت خبری تحلیلی کسب و کار استارت آپ | کارآفرینی | دانش بنیان | اقتصاد
تنخواه مبلغی است که برای پرداخت هزینه‌های خرد و جاری شرکت در اختیار شخص و یا اشخاصی از کارکنان مجموعه قرار می‌گیرد. به فردی که تنخواه در اختیار او قرار می‌گیرد تنخواه دار می‌گویند. تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه گردان پرداخت می‌شود باید به همراه فاکتور و رسید پرداخت در اختیار حسابداری شرکت قرار می‌گیرد.
نکته مهمی که در هنگام ثبت رسید هزینه‌های تنخواه باید مورد توجه قرار گیرد این است که این فاکتور و رسیدها باید شامل تاریخ و زمان پرداخت و همچنین مبلغ و توضیح مورد پرداخت باشد. هزینه‌های تنخواه، هزینه‌های خرد شرکت هستند ولی همین هزینه‌های جزئی در کل می‌توانند هزینه زیادی را متحمل شرکت کنند؛ به همین دلیل مدیریت هزینه‌های خرد در هر سازمان بسیار اهمیت دارد.
تنخواه‌گردان چیست؟
به کسی که مبلغ تنخواه به وی پرداخت می‌شود و وظیفه پرداخت هزینه‌های خرد جاری مجموعه به او سپرده می‌شود، تنخواه دار گفته می‌شود. در شرکت‌های مختلف تنخواه گردانی به عنوان یک شغل مهم و حساس شناخته می‌شود و باید یک شخص صادق و درستکار در امور کاری شرکت باشد.
همواره هزینه‌های نقدی خرد مختلفی در شرکت وجود دارد که پرداخت سریع آن ضرورت دارد. همچنین برای پرداخت هزینه‌های جزئی نیازی به درگیر کردن مدیران شرکت به فرآیند پرداخت نیست و در اینجاست که تنخواه گردانی ضرورت پیدا می‌کند.
تنخواه چیست؟
همان‌طور که تا به اینجا متوجه شدید، برای پرداخت هزینه‌های خرد و جزئی در سازمان‌ها یک مبلغ بصورت جدا درنظر گرفته می‌شود و به آن تنخواه گفته می‌شود. مبلغ تنخواه در اختیار یک فرد صادق که مسئولیت پرداخت هزینه‌ها را برعهده دارد واگذار می‌شود.
در شرکت‌ها و موسسات و حتی ارگان‌های غیر‌رسمی، فردی به عنوان تنخواه‌گردان انتخاب می‌شود. وظیفه تنخواه‌گردان این است که مخارج جزئی و مبالغ پایین را از حساب تنخواه تامین نماید.
اگر با پیچ و خم‌های شغل حسابداری آشنا باشید اطلاع دارید که هزینه کردن مقداری پول ممکن است بر روی چند حساب تاثیرگذار باشد. با توجه به همین مساله هم، با خرج شدن مبلغی کم و ناچیز حسابداران مجبور خواهند شد که یک یا چند حساب را از دفاتر خود کم و زیاد نمایند و این کار خیلی صحیح نیست. برای رفع چنین آسیبی، حساب تنخواه درست شده است.
بسیاری از مخارج همانند کرایه تاکسی و آژانس مهمانان، خرید بعضی اقلام ضروری و … را نیازی نیست در دفاتر اصلی حسابداری ثبت کنند و اساسا چنین کاری هم فایده‌ای برای سازمان‌ها ندارد. پس حسابی درست می‌شود با عنوان «تنخواه» و دیگر ریز اقلام خرج شده در دفتر حسابدار وارد نمی‌شود.
وظایف تنخواه گردان
در ابتدای هر سال، حساب‌های جدید در دفاتر اصلی حسابداران موسسه درست می‌شوند. حساب‌هایی از جمله تمام دارایی‌ها، تمام بدهی‌ها و اصل سرمایه موسسه.
یکی از اقلامی که در بخش دارایی‌ها ایجاد می‌شود، حساب «نقد یا بانک» نام دارد. در همین بخش است که حساب تنخواه وارد می‌شود تا فردی که به عنوان تنخواه‌گردان معین شده، بتواند از آن حساب برداشت یا به آن واریز داشته باشد.
پس از ایجاد حساب، براساس تخمینی که موسسه می‌زند، این حساب شارژ می‌شود. در پایان سال یا دوره مالی شرکت نیز، اگر در آن باقی‌مانده وجود داشته باشد، به حساب یا بانک واریز می‌گردد.
به صورت رسمی، هر گاه خرج خاصی برای سازمان پیش آید، چک کشیده می‌شود. در کنار کشیدن چک، می‌توان اجازه برداشت از حساب بانکی موسسه را هم صادر نمود. مشخصا با اتفاق افتادن هر کدام از این موارد، نیاز به صدور مجوز از سوی مسئولین وجود دارد. اما هنگامی‌که بخواهید هزینه‌ای جزئی را پرداخت نمایید، بعد از کسب اجازه از مسئولین مالی می‌توان به راحتی از فردی که به عنوان تنخواه‌گردان تعیین شده به صورت دستی پول گرفت.
اما در کنار موارد ذکر شده، فرد تنخواه‌گردان موظف است که با هر هزینه‌ای که انجام می‌شود و هر مبلغی که از حسابش کسر می‌گردد، به حسابداری شرکت اسناد مربوطه را تحویل دهد. برای مثال، اگر نیاز بوده که برای پذیرایی از مهمانان شرکت چند نوع میوه و شیرینی خریداری شود و او هزینه این موارد را پرداخت کرده، باید فاکتورهای خرید را به حسابداری تحویل دهد.
اسناد تحویل داده شده از سوی او، با درج زمان و هزینه به صورت دقیق، در دفتر بایگانی ثبت می‌شود. قبل از اینکه اسناد در بایگانی موسسه ذخیره شوند هم لازم است که به امضای مدیر حسابداری و مدیر تنخواه برسد.
تنخواه‌گردان چه کسی است و چگونه انتخاب می‌شود؟
تنخواه‌گردان را هیات‌مدیره موسسه انتخاب می‌کند. عموما فردی انتخاب می‌شود که سابقه نسبتا طولانی در آنجا دارد و مهم‌تر آنکه، باید خوشنام و مورد اعتماد اعضای هیات‌مدیره باشد.
تنخواه‌گردان وجه مشخصی را دریافت می‌کند و باید این مبالغ را در جهت امورات سازمان هزینه نماید. بنابراین، باید از تمام قوانین مالی موسسه و زیر و بم‌های اداری آنجا مطلع باشد و ترجیحا از قوانین و اصول حسابداری نیز باخبر باشد.
درست است که مخارجی که بر عهده چنین شخصی قرار گرفته‌اند مبالغ کم و نسبتا ناچیزی هستند اما امور جاری شرکت دقیقا با همین هزینه‌ها تامین می‌شوند. پس اگر او وظایف خود را به درستی و شفافیت کامل انجام دهد، امور جاری سازمان با سرعت بالا و به نحو احسن انجام خواهند شد. در غیر این صورت ممکن است که با خسارات و زیان‌های فراوانی مواجه شوند.
