سایت خبری تحلیلی کسب و کار استارت آپ | کارآفرینی | دانش بنیان | اقتصاد
کسب و کار نیوز – از مهمترین بخش های یک نرم افزار کنترل پروژه در یک شرکت مهندسی، بخش مدیریت اسناد مهندسی است. مدیریت اسناد مهندسی کمک می کند اسناد به شکل منظم و قابل رهگیری در سیستم نگهداری شوند. به طوری که علاوه بر دسترسی به آخرین مدرک به روز شده بتوان به کلیه ویرایش های قبلی فایل دسترسی داشت و افرادی که فایل های مختلف را ویرایش نموده اند شناسایی کرد.
در این بخش همچنین می توان تولید، تصویب و تکمیل اسناد مهندسی را مدیریت و پیگیری نمود، این عملیات ها می تواند به صورت مجزا انجام شده یا در قالب یک فرآیند کاری از قبل طراحی شده حرکت نموده و در نهایت در مخزن اسناد مهندسی قرار گیرد.
بدین ترتیب پیمانکار می تواند مدارک و اسناد را در سامانه بارگذاری نماید پس از مدارک، مشاور یا مشاورین نصب به تایید مدارک و اسناد مهندسی در کارتابل خود اقدام می کنند و در نهایت در صورت مشاهده و تایید از سوی کارفرما مدارک در مخزن اصلی اسناد ذخیره شده و بر اساس دسترسی ها در اختیار کاربران مختلف در پروژه قرار می گیرد.
در بسیاری از نرم افزارها، این مورد با دسترسی و گزارشات در داشبورد مدیریت پروژه همراه است، بدین ترتیب که کاربر بنا بر دسترسی های خود در پروژه که توسط مدیر پروژه تنظیم شده است کلیه اسناد و مدارک مربوط به خود را به همراه ویرایش های مختلف آن و تاریخ ذخیره هر یک مشاهده می کند. همچنین در صورت وجود، کاربر می توان ترنسمیتال ها و پاسخ های متصل به نامه های هر سند را مشاهده نماید.
وجود یک سامانه مدیریت اسناد مهندسی از ارکان حیاتی بسیاری از سازمان ها و شرکت های پروژه محور است، این موضوع در خانواده پروژه های EPC از اهمیتی دو چندان برخوردار است و به مثابه شاهرگ امور اجرایی در اینگونه پروژه هاست.
متاسفانه هنوز در بسیاری از سازمان ها و شرکت های پروژه محور این مقوله به اشکال مختلف و به صورت سنتی انجام می پذیرد، در روش های سنتنی معمولا از ترکیب کاغذ و نرم افزارهای سری آفیس مانند اکسل استفاده می شود و سوابق به روز رسانی یک سند در آن ذخیره می گردد، در این روش در بسیاری مواقع تشخیص آخرین ویرایش از سند کار دشواری است و معمولا آخرین ویرایش در اختیار افراد قرار نمی گیرد، همچنین در بسیاری موارد افراد از درج سوابق در فایل اکسل خودداری نموده و نمی توان سوابق ایجاد، ویرایش و تاییده های فایل ها دنبال نمود. که تمامی این موارد موجب بی نظمی بسیار زیادی در پروژه می شود.
