راهکارهای سرعت دهی به نظام کسب و کار در دوران دیجیتال

مرتضی علوی نیک، متخصص دیجیتال مارکتینگ

تکنولوژی برای آسان‌تر کردن کارها به وجود آمد و با این حال، مشغله انسان امروز بسیار بیشتر از دوران قبل از فناوری است. یک دلیل ساده می‌تواند این باشد: ما در میان انبوهی از مظاهر تکنولوژی گم شده‌ایم و انتخاب‌های نامناسبی داریم. همین مسئله، واژه‌ها و مفاهیم جدیدی را به ادبیات‌مان اضافه کرده است؛ واژه‌هایی مثل مدیریت زمان یا مدیریت منابع ذهنی.

منظور از مدیریت زمان و منابع ذهنی چیست؟

زمان، یک منبع محدود است. به هر یک از کارهای خود تنها مقداری از این منبع را می‌توانید اختصاص دهید. به همین دلیل، باید تصمیم بگیرید کدام کارها اولویت بیشتری دارند. این روزها کتاب‌ها و مقالات مختلفی در این مورد نوشته می‌شود و سمینارهای بسیاری با محوریت مدیریت زمان برگزار می‌شود. همه ی کتاب‌ها و مقاله‌ها و سمینارها می‌خواهند تکنیک‌هایی را برای مدیریت زمان به افراد یاد بدهند؛ روش‌هایی برای این که یاد بگیرید چگونه استفاده ی بهتری از این منبع ارزشمند داشته باشید تا به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.

زمان، تنها منبع محدود ما نیست. ظرفیت ذهن نیز محدودیت دارد. هر یک از تصمیم‌هایی که در زندگی می‌گیرید، مقداری از منابع ذهنی‌تان را مصرف خواهد کرد؛ از تصمیم‌های کوچکی مثل این که برای صبحانه چه بخورید یا امروز کدام لباستان را بپوشید تا تصمیمات بزرگتری مثل بستن قرارداد همکاری با یک شریک تجاری. اگر خود را با تصمیم‌های کوچک و بزرگ خسته کنید، به مرور، دچار فرسودگی ذهنی خواهید شد. به خاطر سپردن تاریخ یک جلسه و فهرست کارهای روزانه نیز منابع ذهنی را مصرف می‌کنند. برای داشتن یک ذهن آزاد و خلاق، باید تا جایی که می‌توانید فرایندها را خودکار کنید. در این حالت، انرژی بیشتری برای تصمیم‌گیری‌های بزرگ خواهید داشت.

تصور کنید چقدر خوب می‌شد اگر همه می‌توانستید یک دستیار شخصی داشته باشید! کسی که برنامه‌های روزانه را تنظیم کند، موارد مهم را یادآوری کند و هماهنگی‌های لازم را برای انجام کارهای مختلف انجام دهد. چنین نقشی در سازمان‌های بزرگ تعریف شده است. معمولا مدیرعامل‌ها یک دستیار شخصی یا Personal Assistant دارند که مسئولیت نظم و ترتیب بخشیدن به کارها را بر عهده دارد. طبیعتا هر شخص و سازمانی از عهده استخدام این شخص برنمی‌آید.

در این میان، تکنولوژی باز هم به کمک‌مان می‌آید. ابزارها و اپلیکیشن‌های متنوعی طراحی می‌شوند که مهارت‌های مدیریتی ما را ارتقا دهند و نظم و سرعت بیشتری به امور روزانه ببخشند. این، یکی از مزیت‌های زندگی در عصر دیجیتال است.

سیستم‌های ارگانایزر و توسعه کسب‌وکار

همان طور که گفته شد، حجم کارها و برنامه‌های روزانه درصد بالایی از افراد زیاد است. کارهای بسیاری باید انجام شود و موارد مهمی را باید به خاطر بسپارند. با توجه به مشغله‌های ذهنی، امکان فراموشی و آشفتگی در برنامه‌ها زیاد است. اگر مدیر یک مجموعه باشید، حجم کارها بیشتر نیز خواهد شد. هر روز باید تصمیم‌های متعددی بگیرید، یک گروه را رهبری کنید و از درستی انجام کارها مطمئن شوید.

در چنین شرایطی، داشتن یک دستیار شخصی، کمک بسیار بزرگی خواهد بود. اگر رهبری یک سازمان یا کسب‌ وکار کوچک را به عهده داشته باشید، استخدام یک دستیار شخصی برای‌تان به صرفه نیست. با این حال، دنیای دیجیتال، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهایی را در راستای حل این مشکل در اختیارتان می‌گذارد.

شکل‌های ابتدایی این اپلیکیشن‌ها، نقش یک سررسید یا to do list را ایفا می‌کردند؛ یک تقویم دیجیتال که در آن می‌توانستید برنامه‌ها و جلسات خود را یادداشت کنید. با کمی پیشرفت، نرم‌افزارها امکان ارسال نوتیفیکیشن را نیز به دست آوردند. به این معنا که در هنگام ثبت یک رویداد، می‌توانستید برای آن تاریخ و زمان مشخص کنید و برنامه در زمان مشخص شده، پیغامی برای‌تان می‌فرستاد؛ یک ایمیل یادآوری یا زنگ هشدار که مانع فراموشی کارها می‌شد.

حتی در همین سطح هم، این اپلیکیشن‌ها کمک بسیاری بزرگی محسوب می‌شدند. هنوز هم داشتن یک فهرست کارهای روزانه و دریافت یک یادآوری، برای بسیاری افراد، کافی است. اما هر چه مسئولیت‌های یک فرد بیشتر باشد، محدودیت زمان، نقش موثرتری روی زندگی او خواهد داشت. سیستم‌های ارگانایزر و دستیار شخصی، به همین دلیل طراحی شده‌اند؛ نسل جدیدی از ابزارها، که مدیریت امور را در سطح تخصصی‌تری انجام می‌دهند.

این سیستم‌ها گونه‌های متعددی دارند. بعضی از آن‌ها بیشتر در دسته ابزارهای مدیریت پروژه قرار می‌گیرند. ابزارهایی مثل ترلو که در آن می‌توانید کارها و وظایف هر یک از افراد گروه را مشخص و زمانی برای انجام آن تعیین کنید. به این ترتیب، دید بهتری از روند اجرایی پروژه‌ها داشته خواهید داشت.

گونه‌های دیگری از ابزارها هستند که بیشتر روی مدیریت زمان تمرکز دارند. در این ابزارها می‌توانید اهداف و کارهای خود را ثبت کنید، اولویت‌ها را مشخص کنید و زمانی برای اتمام کارها در نظر بگیرید. در بعضی از نمونه‌ها، امکان اشتراک‌گذاری فهرست‌ها با دیگران نیز در نظر گرفته شده است. برای نمونه می‌توانیم به wunderlist اشاره کنیم؛ یک اپلیکیشن رایگان که برای مدیریت زمان و کارهای روزانه و حتی انجام کارهای روزانه بسیار مفید است.

نسل‌های بعدی سیستم‌های ارگانایزر نیز در راهند و طبیعتا امکانات بیشتری را در اختیار افراد قرار می‌دهند. همین حالا هم نشانه‌هایی از این برنامه‌های پیشرفته مشاهده می‌کنیم. از مهمترین ویژگی‌های این نسل جدید، برقراری ارتباط با برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های دیگر است. رشد و توسعه چنین امکانی، کیفیت مدیریت زمان را تا حد زیادی ارتقا می‌دهد. عملکرد این گونه برنامه‌ها، روز‌به‌روز شباهت بیشتری به نیروی انسانی پیدا می‌کند.

کسی را تصور کنید که مدیریت مجموعه‌ای را بر عهده دارد. او باید مسئولیت‌ها و وظایف هر یک از افراد و بازه ی زمانی مورد نیاز برای انجام کارها را مشخص کند. این داده‌ها باید به صورت مجزا در اختیار تمام افراد تیم قرار گیرند. از سوی دیگر، مدیر یک مجموعه، قاعدتا در جلسات و رویدادهای مختلفی شرکت می‌کند که باید تاریخ، زمان، موضوع و آمادگی‌های لازم برای هر یک از آن‌ها را به خاطر بسپارد.

در کنار تمامی این موارد، نیازهای شخصی نیز وجود دارند؛ مثل سفارش آنلاین غذا یا تاکسی گرفتن.

تصور کنید که تنها با نصب یک اپلیکیشن بتوان تمامی این کارها را انجام داد و دیگر نیازی به نصب برنامه‌های متعدد نباشد. مثلا مدیر بتواند گروهی با اعضای سازمان تشکیل دهد که اطلاع‌رسانی‌ها از طریق آن انجام شود، یک سیستم نوتیفیکیشن برای یادآوری و هماهنگی رویدادها و جلسات تعریف شود و در کنار همه ی این‌ها، سفارش غذا، درخواست تاکسی و مواردی از این دست به صورت خودکار و با برنامه‌ای از پیش تعیین شده، انجام شود.

در حال حاضر، سیستم‌های ارگانایزر متنوعی وجود دارد و متخصصان، همواره در حال ارتقا دادن آن‌ها هستند. همین تنوع عمق، نیاز به این ابزارها را نشان می‌دهد. ابزارهایی که با نظم بخشیدن به امور و خودکار کردن بسیاری از فرایندها، باعث رشد و پیشرفت سریع‌تر افراد و کسب ‌وکارها می‌شوند.